In deze wereld gaat tegenwoordig bijna alles digitaal. Een nieuwtje wordt niet meer met de post verzonden maar met een mailtje of appje. Een belangrijk bericht krijgt u niet snel op de deurmat maar krijgt u in uw mailbox met een rood uitroepteken. Met andere woorden: alles gaat digitaal en dus is digitaliseren erg belangrijk.

Waarom digitaliseren?

Ten eerste wilt u natuurlijk graag met de tijd mee. Alles draait om digitaal en digitaliseren. U wilt niet dat u achter blijft als bedrijf en daardoor potentiƫle en huidige klanten verliest. Daarnaast groeit er nu een generatie op die niet beter weet dan dat alles digitaal is. Hooguit krijgen zij van opa en oma nog een verjaardagskaart, maar ook dat gebeurt langzaam zelden. Het is daarom belangrijk om mee te gaan met de ontwikkelingen die plaatsvinden. Zo speelt u in op de behoefte van uw toekomstige klanten.

Ten tweede scheelt het enorm veel vierkante meters als u alles digitaliseert. U zult nu misschien denken, digitaliseren vermindert het aantal vierkante meters? Jazeker! Wanneer u veel documenten heeft die u een aantal jaar moet bewaren, dan bouwt u op een gegeven moment enorm veel mappen en dozen op vol met papieren. Al deze mappen en dozen moeten ergens staan en dit zijn enorm veel vierkante meters. En al deze vierkante meters kosten natuurlijk weer veel geld. Daarom heeft digitaliseren invloed op de vierkante meters.

Ten derde kan u altijd bij al uw documenten. Het digitaliseren van al uw documenten, maakt dat u overal en altijd bij uw documenten kan. Met een paar klikken in het systeem, heeft u zo gemakkelijk het document gevonden dat u nodig had. Dit scheelt enorm veel tijd van het zoeken in een archief of het speciaal naar het kantoor gaan om in het archief de documenten op te halen.

Ten vierde zijn uw bestanden goed beschermd. Een brand op kantoor zal niet meteen al uw documenten aantasten omdat dit allemaal nog online staat. Een archief zou zo af kunnen branden, en een back up is er dan niet. Bij het digitaliseren kan dat wel. Wanneer het online staat kunnen meerdere mensen de beschikking over de documenten hebben en heeft u altijd een back up.

Ten vijfde kan iedereen, die u gemachtigd heeft, bij de documenten die men digitaliseert. Zo hoeft niet iedereen het archief in en kan u personen machtigen tot alleen de stukken die zij daadwerkelijk ook nodig hebben. Zo kan u ook controle houden op wie bij welke documenten kan en wat zij daarmee doen. Digitaliseren geeft dus ook een vorm van controle over de documenten.